Zapytanie ofertowe
Płock, 13.11.2018 r.
 
Zaproszenie do składania ofert na badania i przeglądy sprawozdań finansowych Polskiego Koncernu Naftowego ORLEN S.A. („PKN ORLEN”, „Zamawiający”) z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7 oraz kluczowych spółek Grupy ORLEN („Zaproszenie”, „Zapytanie ofertowe”)
 
I. Przedmiot zamówienia
Przeprowadzenie badań i przeglądów sprawozdań finansowych PKN ORLEN S.A. w zakresie:
  1. badania jednostkowych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za lata 2019 i 2020,
  2. badania skonsolidowanych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za lata 2019 i 2020,
  3. przeglądów śródrocznych skróconych jednostkowych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za I półrocze 2019 i 2020 roku,
  4. przeglądów śródrocznych skróconych skonsolidowanych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za I półrocze 2019 i 2020 roku przy czym sprawozdania wymienione w niniejszym punkcie oraz w pkt. I.3. powyżej są publikowane łącznie w ramach skonsolidowanego raportu półrocznego,
  5. przeglądów śródrocznych skróconych skonsolidowanych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za I i III kwartał 2019 i 2020 roku,
  6. w przypadku udzielenia PKN ORLEN pomocy publicznej rozszerzenie zakresu badania rocznego sprawozdania finansowego o badanie prawidłowości wydatkowania otrzymanej pomocy publicznej,
  7. badań sprawozdań finansowych kluczowych spółek Grupy ORLEN za lata 2019 i 2020 (lista spółek wraz z podaniem wybranych informacji na ich temat stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia).
 
Wybrane spółki Grupy ORLEN (PKN ORLEN, ANWIL, ORLEN Południe) z uwagi na posiadane koncesje są przedsiębiorstwami energetycznymi i w związku z tym realizują obowiązki wynikające z Art. 44 Ustawy – Prawo energetyczne. W ramach ujawnień w sprawozdaniach finansowych prezentowane są odrębnie działalności koncesjonowane związane z dystrybucją energii elektrycznej i obrotem paliwami gazowymi.
 
Istnieje możliwość powierzenia wybranej firmie audytorskiej badań i przeglądów sprawozdań finansowych PKN ORLEN oraz kluczowych Spółek Grupy ORLEN także za rok 2021, stąd zwracamy się o wariantowe podanie kwot wynagrodzeń w przypadku badania lat 2019, 2020 i 2021.
 
II. Terminy realizacji zamówienia
  1. sprawozdania z badania rocznych sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych PKN ORLEN – do 45 dnia roboczego następującego po zakończeniu roku podlegającego badaniu,
  2. dodatkowe sprawozdania dla Komitetu Audytu Rady Nadzorczej – składane w tym samym dniu, co sprawozdania z badania,
  3. raporty z przeglądu śródrocznych skróconych skonsolidowanych oraz śródrocznych skróconych jednostkowych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za I półrocza – do 15 dnia roboczego następującego po zakończeniu półrocza podlegającego przeglądowi,
  4. raporty z przeglądów śródrocznych skróconych skonsolidowanych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za I i III kwartały – do 15 dnia roboczego następującego po zakończeniu kwartału podlegającego przeglądowi,
  5. sprawozdania z badania kluczowych spółek Grupy ORLEN – do 40 dnia roboczego następującego po zakończeniu roku podlegającego badaniu.
Podane powyżej terminy realizacji zamówienia odpowiadają aktualnie szacowanym terminom sporządzenia sprawozdań finansowych i mogą ulec korektom zgodnie ze szczegółowymi harmonogramami dotyczącymi poszczególnych okresów sprawozdawczych.
 
III. Warunki udziału w postępowaniu i oczekiwania wobec firmy audytorskiej
Podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia musi spełniać łącznie następujące wymagania:
  1. posiada uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia, w tym: jest wpisany na listę firm audytorskich prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów i jest uprawniony do badania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. z 2017 r. poz. 1089 z późn. zm.) „Ustawa o biegłych rewidentach”, jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi oraz posiada wszelkie uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia zgodne z przepisami prawa obowiązującymi dla badających sprawozdania finansowe wedle prawa obowiązującego w kraju siedziby kluczowych spółek Grupy Kapitałowej, zgodnie z Załącznikiem nr 2,
  2. spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w Zaproszeniu,
  3. spełnia warunek w zakresie rotacji firmy audytorskiej oraz kluczowego biegłego rewidenta zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylające decyzję Komisji 2005/909/WE, Dz.U.UE.L.2014.158.77, 2014-06-16 sprost. Dz.U.UE.L.2014.170.66, w tym kluczowy biegły rewident bądź kluczowy personel zaangażowany w badanie nie przeprowadzał badania ustawowego u Zamawiającego przez okres co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania ustawowego,
  4. posiada polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2009 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1583) na sumę ubezpieczenia nie niższą niż 5 000 000 (słownie: pięć milionów złotych),
  5. uzyskał w Polsce przychody z czynności rewizji finansowej w wysokości co najmniej 35 000 000 PLN (słownie: trzydzieści pięć milionów złotych) z tytułu rewizji finansowej za ostatni pełny rok obrotowy,
  6. dysponuje w Polsce osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. zatrudnia na umowę o pracę co najmniej 30 (trzydzieści) osób wpisanych do krajowego rejestru biegłych rewidentów – potwierdzenie poprzez podanie imiennej listy,
  7. dysponuje placówkami / oddziałami w Polsce i krajach, w których funkcjonują kluczowe spółki Grupy ORLEN objęte niniejszym Zapytaniem,
  8. potwierdza gotowość udziału w posiedzeniach organów oceniających (Rada Nadzorcza, właściwe Komitety) PKN ORLEN,
  9. potwierdza gotowość obecności na Walnym Zgromadzeniu PKN ORLEN zatwierdzającym sprawozdania finansowe w celu złożenia stosownych wyjaśnień i informacji,
  10. potwierdza, iż przekaże do wiadomości Rady Nadzorczej sporządzane dla Zarządu PKN ORLEN (w formie tzw. listów do Zarządu) informacje o kwestiach zidentyfikowanych w zakresie systemu kontroli wewnętrznej PKN ORLEN oraz potwierdza, że sporządzi i przekaże Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej sprawozdania dodatkowe,
  11. posiada ugruntowaną pozycję na europejskim oraz północno-amerykańskim rynku usług audytorskich – potwierdzenie poprzez podanie listy minimum 10 klientów audytowych Oferenta lub sieci, do której należy Oferent z ostatnich 5 lat notowanych w ramach indeksów FTSE 100, DAX, S&P500 oraz NASDAQ na giełdach odpowiednio w Londynie, Frankfurcie i Nowym Yorku w kolejności zależnej od wielkości ich przychodów ze sprzedaży (od największej do najmniejszej). Wskazanie dodatkowej listy klientów, ale nie większej niż 10, będzie podlegało ocenie przez Zamawiającego w ramach kryteriów jakościowych,
  12. posiada doświadczenie audytowe w branży paliwowej, energetycznej lub wydobywczej, w spółkach notowanych na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych i spółkach z udziałem Skarbu Państwa z ostatnich 5 lat - potwierdzenie poprzez podanie listy minimum 1 klienta audytowego z ostatnich 5 lat z zastrzeżeniem, że co najmniej 1 klient musi być notowany na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Wskazanie dodatkowej listy klientów będzie podlegało ocenie przez Zamawiającego w ramach kryteriów jakościowych.
Brak spełnienia określonych powyżej wymagań (w tym wymagań minimalnych określonych w pkt 11 i pkt 12 powyżej) spowoduje wykluczenie Oferenta z udziału w postępowaniu.
 
IV. Warunki jakim powinna odpowiadać oferta oraz sposób jej przygotowania
Oferent składając ofertę musi zapewnić, że dokładna identyfikacja Oferenta, określenie „oferta na badania i przeglądy sprawozdań finansowych" oraz podpisy osób upoważnionych do reprezentacji Oferenta w zakresie niniejszego postępowania ofertowego znajdą się, wraz z datą przygotowania oferty, na przekazanych dokumentach.
 
Oferta powinna obejmować:
  1. oświadczenie Oferenta zgodnie z Załącznikiem 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. Zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać Oferentów do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają oni wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów,
  2. opis działalności Oferenta, w tym informacja o wpisie do rejestru biegłych rewidentów i na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych,
  3. kopię sprawozdań finansowych Oferenta za ostatni zakończony rok obrotowy, dane dotyczące liczby zatrudnionych osób, w tym posiadających uprawnienia biegłego rewidenta,
  4. potwierdzenie gotowości wykonania prac w zakresie określonym w pkt I, w terminach określonych w pkt II oraz spełnienia warunków określonych w pkt III niniejszego zaproszenia. Wymagane doświadczenie opisane w pkt III 11 i 12 należy przedstawić w formie zaprezentowanej w załączniku 4 do niniejszego Zapytania ofertowego,
  5. skład zespołu dedykowanego do realizacji prac, w tym:
    • życiorysy osób proponowanych do wykonania prac (bez danych osobowych),
    • określenie zajmowanych stanowisk wraz z przewidywanym zaangażowaniem czasowym,
    • udokumentowane doświadczenie w zakresie przeprowadzania, w ostatnich 5 latach, badań sprawozdań finansowych firm z sektora paliwowego, energetycznego lub wydobywczego, o zbliżonej strukturze i wielkości co Grupa ORLEN, notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie i z udziałem Skarbu Państwa,
  6. opis proponowanej metodyki przeprowadzenia badań i przeglądów sprawozdań finansowych, w tym w szczególności w zakresie raportów z przeglądów śródrocznych skróconych skonsolidowanych sprawozdań finansowych PKN ORLEN za I półrocza (ewentualny zakres prac dotyczących kluczowych spółek Grupy ORLEN niezbędny do wydania opisanych powyżej raportów),
  7. wynagrodzenie za badania i przeglądy jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych PKN ORLEN oraz za badania kluczowych spółek z Grupy ORLEN zgodnie z zakresem przedstawionym w pkt I w dwóch wersjach: w przypadku podpisania umowy na badanie lat 2019 i 2020 oraz w przypadku podpisania umowy na badanie lat 2019, 2020 oraz 2021, wraz z podaniem wszelkich kosztów dodatkowych związanych z realizacją usług (jeżeli wystąpią), zgodnie formatem stanowiącym załączniki 3a oraz 3b do niniejszego Zapytania ofertowego. Oferent wyceni usługę w walucie kraju w którym działa spółka Grupy ORLEN objęta Zapytaniem ofertowym. W ofercie należy podać ceny netto (bez należnego podatku VAT) oraz wskazać listę czynników kosztotwórczych, wpływających na wysokość wynagrodzenia zaproponowanego dla poszczególnych spółek kluczowych Grupy ORLEN objętych niniejszym Zapytaniem ofertowym,
  8. informacja o proponowanych zasadach odpowiedzialności Oferenta z tytułu niewykonania lub nieprawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia,
  9. informację, w których kluczowych spółkach Grupy ORLEN planowane będzie wykonanie dodatkowych procedur niezbędnych dla wyrażenia przez Oferenta opinii z przeglądów skonsolidowanych sprawozdań finansowych PKN ORLEN (oraz z badania skonsolidowanego sprawozdania finansowego PKN ORLEN, jeśli Oferent nie zostanie wybrany do badania sprawozdań kluczowych spółek Grupy ORLEN) wraz z podaniem kosztu tych prac. Koszty te należy ująć w cenie za badania i przeglądy skonsolidowanych sprawozdań PKN ORLEN.
 
V. Sposób i termin złożenia oferty oraz termin otwarcia ofert.
  1. Wszystkie dokumenty składane przez Oferenta powinny zostać dostarczone w formie elektronicznej zapisane na nośniku typu pamięć USB (dopuszczalny format plików: .doc, .xls, .pdf, .mpp) oraz w formie podpisanego wydruku (1 egzemplarz) w zamkniętej bezpiecznej kopercie z dopiskiem „Oferta na badania i przeglądy sprawozdań finansowych" na adres:

    Zespół ds. Obsługi Rady Nadzorczej
    Polski Koncern Naftowy ORLEN S.A.
    ul. Bielańska 12, 00-085 Warszawa

    do dnia
    3.XII.2018 r., godz. 16.00 CEST

  2. Oferty zostaną otwarte w siedzibie PKN ORLEN w Warszawie, ul. Bielańska 12 w terminie do 5 dni od terminu ich złożenia podanego powyżej,
  3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia bez rozpatrywania ofert złożonych po tym terminie,
  4. Oferta złożona przez Oferenta będzie ważna przez 60 (sześćdziesiąt) dni od daty przyjmowania ofert, określonej w pkt. 1 powyżej. Na wniosek PKN ORLEN, Oferent zobowiązuje się do przedłużenia ważności oferty o kolejne 60 (sześćdziesiąt) dni po upływie daty ważności oferty. Prośbę taką PKN ORLEN może skierować do Oferenta w formie pisemnej przed upływem pierwszych 60 dni ważności oferty.
 
VI. Pozostałe informacje
  1. Niniejsze zaproszenie do składania ofert oraz postępowanie ofertowe poddane są prawu polskiemu. Językiem oferty i postępowania ofertowego będzie język polsk,
  2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w treści niniejszego Zaproszenia przed terminem złożenia ofert,
  3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania ofertowego bez dokonania wyboru oraz bez podania przyczyny,
  4. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. Niezależnie od wyników postępowania ofertowego, PKN ORLEN nie będzie odpowiedzialny ani dłużny w jakikolwiek sposób za koszty lub straty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty,
  5. Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego Zaproszenia jako informacje chronione. Informacje dotyczące faktu zaproszenia Oferenta do udziału w niniejszym postępowaniu ofertowym, faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Oferenta jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody PKN ORLEN na przekazywanie osobom trzecim lub publikację takich informacji,
  6. Umowy na badania sprawozdań finansowych kluczowych spółek Grupy ORLEN (wskazanych w załączniku 2 do niniejszego Zaproszenia) zawierane będą przez poszczególne spółki po akceptacji wyboru firmy audytorskiej przez ich Rady Nadzorcze,
  7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru podmiotu / podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych ofert, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu oferty złożonej w odpowiedzi na niniejsze Zaproszenie.
 
VII. Sposób uzyskiwania informacji niezbędnych do przygotowania i złożenia oferty oraz osoba do kontaktów
 
Zespół ds. Obsługi Rady Nadzorczej
Polski Koncern Naftowy ORLEN S.A.
ul. Bielańska 12, 00-085 Warszawa
  1. W trakcie przygotowania ofert, Oferent ma prawo zgłaszać pytania dotyczące niniejszego Zaproszenia. Pytania powinny być kierowane w formie elektronicznej na podany powyżej adres e-mail nie później niż do dnia 19.XI.2018 r., do godz. 16:00.
  2. Odpowiedzi zostaną przesłane do Oferenta w miarę możliwości niezwłocznie, z zastrzeżeniem możliwości odmowy udzielenia odpowiedzi bez podania przyczyn.
  
Oświadczenie oferenta
  1. Oświadczamy, że posiadamy uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia, w tym: jesteśmy wpisani na listę firm audytorskich prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów i jesteśmy uprawnieni do badania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. z 2017 r. poz. 1089 z późn. zm.), jesteśmy uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi oraz posiadamy wszelkie uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia zgodne z przepisami prawa obowiązującymi dla badających sprawozdania finansowe wedle prawa obowiązującego w kraju siedziby kluczowych spółek Grupy Kapitałowej, zgodnie z Załącznikiem nr 2.
  2. Oświadczamy, że spełniamy warunki udziału w postępowaniu określone w Zaproszeniu do składania ofert na badania i przeglądy sprawozdań finansowych Polskiego Koncernu Naftowego ORLEN S.A. oraz kluczowych spółek Grupy ORLEN.
  3. Oświadczamy, że kluczowy biegły rewident, firma audytorska oraz partnerzy, członkowie sieci do której należy biegły rewident lub firma audytorska, kadra kierownicza wyższego szczebla, zespół dedykowany do przeprowadzania badania ustawowego są obecnie oraz w trakcie przeprowadzania badania będą niezależni od Zamawiającego w świetle art. 69-74 oraz 76 ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. 2017 poz. 1089).
  4. Oświadczamy, że spełniamy warunki w zakresie rotacji firmy audytorskiej oraz kluczowego biegłego rewidenta zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylające decyzję Komisji 2005/909/WE, Dz.U.UE.L.2014.158.77, 2014-06-16 sprost. Dz.U.UE.L.2014.170.66. Oświadczamy, że kluczowy biegły rewident, firma audytorska oraz partnerzy, kadra kierownicza wyższego szczebla, członkowie sieci do której należy biegły rewident lub firma audytorska, zespół dedykowany do przeprowadzania badania ustawowego nie świadczyli usług niebędących badaniem sprawozdań finansowych o których mowa w art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylającego decyzję Komisji 2005/909/WE oraz art. 136 ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, w okresie objętym badaniem oraz odpowiednim okresie poprzedzającym badanie jeżeli tak stanowią zapisy powyższego rozporządzenia oraz ustawy.
  5. Oświadczamy, że spełniamy ustawowo określone warunki do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym, wdrożyliśmy system wewnętrznej kontroli jakości zgodnie z krajowymi standardami kontroli jakości oraz ustanowiliśmy rozwiązania organizacyjne, procedury, polityki i mechanizmy wewnętrznej kontroli, o których mowa w art. 64 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. 2017 poz. 1089 z zm).
  6. Oświadczamy, że zatrudniamy biegłych rewidentów oraz pracowników zdolnych do wykonania czynności określonych w dokumentacji Zapytania Ofertowego oraz dysponujemy placówkami / oddziałami w Polsce i krajach, w których funkcjonują kluczowe spółki Grupy ORLEN objęte niniejszym Zapytaniem.
  7. Oświadczamy, że dedykowany zespół oraz przewidywany nakład pracy jest wystarczający do wydania przez nas bezstronnej i niezależnej opinii w zakresie objętym przedmiotem zamówienia.
  8. Oświadczamy, że jesteśmy zarejestrowanym i czynnym podatnikiem VAT oraz nie zalegamy z płatnościami podatków oraz składek do Urzędu Skarbowego oraz ZUS.
  9. Oświadczamy, że jesteśmy związani ofertą do terminu wskazanego w Zapytaniu ofertowym.
  10. Oświadczamy, że reprezentowana przeze mnie / przez nas firma znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia, w tym nie znajduje się w stanie upadłości lub nie wszczęto wobec niej postępowania upadłościowego, naprawczego ani nie została postawiona w stan likwidacji.
  11. Oświadczamy, że znajdujemy się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie czynności określonych w dokumentacji Zapytania Ofertowego, ponadto posiadamy polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej audytorskich z tytułu wykonywania czynności rewizji finansowej na sumę ubezpieczenia nie niższą niż …….. .
  12. Zobowiązujemy się do zachowania tajemnicy i nie rozpowszechniania informacji i materiałów uzyskanych w trakcie postępowania.
  13. Potwierdzamy akceptację warunków płatności – płatność za usługi nastąpi po ich wykonaniu w terminie 30 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury.

Upełnomocniony przedstawiciel
Oferenta Podpis i pieczęć​

 

NASZE MARKI