Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Informujemy, że ORLEN S.A. od 1 lutego 2026 r. jest zobowiązany do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, czyli KSeF.

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa
o VAT) wyjątkami jest obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez ORLEN S.A., które mają zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

• KSeF nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF będzie więc we własnym zakresie pobierał faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF.
• ORLEN nie będzie co do zasady informował kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze.
• Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF spółka będzie uznawała znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT.
• W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne, podmioty zwolnione z VAT), ORLEN będzie udostępniał fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.  
• W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez spółkę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.
• W przypadku wystawienia faktur dla spółki w trybie awaryjnym prosimy o ich przesyłanie: na adres efaktura@pgnig.pl lub na adres wskazany w umowie, co pozwoli na sprawny przebieg procesu weryfikacji i akceptacji faktury w ORLEN oraz w KSeF.
• Załączniki do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF).
• załączniki do faktur, które są niezbędne, aby ORLEN mógł rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres efaktura@pgnig.pl lub na adres wskazany w umowie,
• w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, ID wewnętrzne KSeF jednostki, dla której jest faktura której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności wówczas numeru KSeF nie należy podawać, należy wskazać nr faktury, NIP dostawcy, oraz ID wewn KSEF jednostki, dla której jest faktura,
• dla każdego przesyłanego do ORLEN załącznika prosimy zastosować zasadę 1:1, przez co należy rozumieć, że w jednej wiadomości e-mail należy przesłać jeden plik PDF (nie przekraczający 10 Mb) z załącznikiem do jednej faktury,
• ORLEN nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip.

Uwzględniając potrzebę zgłaszaną przez podmioty o rozbudowanej strukturze organizacyjnej precyzyjnego oznaczania faktur dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, Ministerstwo Finansów wprowadziło, w ramach jednego numeru NIP, możliwość dodatkowego oznaczania tych jednostek organizacyjnych, czyli Identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew).

Identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew), zwany także identyfikatorem wewnętrznym składa się z NIP podatnika oraz ciągu znaków numerycznych (kod), czyli w przypadku ORLEN IDWew ma format „7740001454–XXXXX”

W celu przyporządkowania faktur do właściwej jednostki organizacyjnej spółki dla jednostek organizacyjnych Zespołu Oddziałów Upstream Polska ORLEN S.A. zostały nadane następujące numery Identyfikatora wewnętrznego KSeF.