Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Informujemy, że ORLEN S.A. (dalej: ORLEN lub Spółka), z zastrzeżeniem sprzedaży na stacjach paliw (patrz poniżej), od 1 lutego 2026 r. jest zobowiązany do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF).

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania
i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF).

Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa
o VAT) wyjątkami jest obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez ORLEN.

• KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy
  z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF we własnym zakresie pobiera faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF.
• ORLEN S.A. co do zasady nie informuje kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze.
• Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF Spółka uznaje znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT.
• W przypadkach, gdy faktury są wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne) ORLEN udostępnia fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.  
• W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez Spółkę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.

Faktury wystawiane dla ORLEN S.A. (faktury zakupowe)

• Prosimy nie przysyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.
• W przypadku wystawienia faktur dla ORLEN w trybie awaryjnym prosimy o ich przesyłanie:
  • na adres efaktura@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie, co pozwoli na sprawny przebieg procesu weryfikacji i akceptacji faktury w ORLEN oraz
  • w KSeF.
• Postępowanie z załącznikami do faktur, które nie są załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie stanowią integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF):
  • załączniki do faktur, które są niezbędne, aby ORLEN mógł rozliczyć fakturę zakupową prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres zal@orlen.pl lub na adres wskazany
    w umowie,
  • w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany jest załącznik należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności wówczas numeru KSeF nie należy podawać, należy wskazać nr faktury,
  • dla każdego przesyłanego do ORLEN załącznika prosimy zastosować zasadę 1:1, przez co należy rozumieć, że w jednej wiadomości e-mail należy przesłać jeden plik PDF (nie przekraczający 10 Mb) z załącznikiem do jednej faktury,
  • ORLEN nie pobiera załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani nie obsługuje plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip.

• W przypadku przekazania sprzedawcy (kontrahent Spółki) przez komórkę biznesową ORLEN numeru Identyfikatora wewnętrznego KSeF, informacja ta powinna zostać zamieszczona
  w fakturze KSeF w polu Podmiot3 -> Dane identyfikacyjne -> IDWEW.
• Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu Nr zamówienia wpisywać wyłącznie wartość numeryczną, bez dodatkowych liter i znaków. Umieszczenie numeru zamówienia
  w innym miejscu niż do tego dedykowane w schemie FA(3), skutkować będzie brakiem właściwej identyfikacji po stronie Spółki i może wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.

• W przypadku faktur dokumentujących zakupy ORLEN na potrzeby obszaru Sprzedaży Detalicznej, ORLEN przekazał szczegółowe wytyczne w odrębnej korespondencji
  w dedykowanych do tego kanałach.

Dokumentowanie transakcji sprzedaży ORLEN S.A. w kanale sprzedaży na Stacjach Paliw (z wyłączeniem sprzedaży FLOTOWEJ)

• Od dnia 1 kwietnia 2026 r. sprzedaż na Stacjach Paliw realizowana w stosunku do klientów biznesowych (B2B) będzie dokumentowana w KSeF tj. faktury dla polskich przedsiębiorców będą wystawiane, przechowywane i odbierane wyłącznie w formie elektronicznej w KSeF. Jako dowód zrealizowanej transakcji nabywcy zostanie wydany wydruk potwierdzenia transakcji zawierający m.in: kod QR, NIP odbiorcy, datę i wartość transakcji. Wydruk będzie także ułatwiał pobranie faktury z systemu KSeF.
• Klienci zagraniczni oraz osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej będą otrzymywać faktury w wersji z nimi uzgodnionej (wersja papierowa lub wersja elektroniczna przesłana na adres email).

Dokumentowanie transakcji sprzedaży realizowanej przez ORLEN S.A. w kanale SPRZEDAŻY FLOTOWEJ

• Dokumentowanie przez ORLEN transakcji sprzedaży flotowej jest realizowane
  z wykorzystaniem faktury ustrukturyzowanej z załącznikiem. Załącznik jest zatem elementem faktury dostępnej w KSeF i zawiera listę transakcji dokumentowanych fakturą z uproszczonym zakresem danych.

Uproszczenia w załączniku są wymuszone strukturą załączników w systemie KSeF oraz limitem 3Mb pojemności załącznika.

• Dodatkowo, począwszy od 1 lutego 2026 r. ORLEN S.A. udostępnia klientom, którzy wymagają poszerzonych danych transakcyjnych takie zestawienia transakcji, które były stosowane przed wdrożeniem KSeF. Nabywca może wskazać zakres danych, ich format oraz docelowy adres e-mail na dotychczasowych zasadach, a także dodatkowo pobrać zestawienie w postaci pliku .pdf ze strony https://flota.orlen.pl.

Uwaga:

Ostatnia aktualizacja Komunikatu: 30.03.2026 r.