Zasady rekrutacji

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku 09-411 ul. Chemików 7 (dalej: „ORLEN S.A.”). Kontaktowe numery telefonów do administratora danych: (24) 256 00 00, (24) 365 00 00, (22) 778 00 00. Z administratorem danych może się Pani/Pan skontaktować także:

a. wysyłając wiadomość e-mail na adres: daneosobowe@orlen.pl

b. listownie na adres: 09-411 Płock, ul. Chemików 7

2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą może się Pani/Pan kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Do kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w ORLEN S.A. służy następujący adres email: daneosobowe@orlen.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się także pisemnie na adres siedziby ORLEN S.A., wskazany w pkt 1, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych“. Dane dot. Inspektora Ochrony Danych dostępne są również na stronie www.orlen.pl w zakładce „Kontakt”.

3. CEL I PODSTAWY PRZETWARZANIA

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w poniższych celach:

a. przeprowadzenie procesu rekrutacji polegające m.in. na: przyjęciu ofert, wyborze kandydatów

b. weryfikacja legalności pobytu (dotyczy osób nieposiadających obywatelstwa polskiego)

c. sprawdzenie posiadanych kwalifikacji i umiejętności niezbędnych do pracy na stanowisku, na które Pani/Pan rekrutuje

d. wykonanie testów umiejętności i/lub kwestionariuszy, w przypadku gdy wyrazi Pani/Pan zgodę

e. przeprowadzenie przyszłych procesów rekrutacyjnych, w przypadku gdy wyrazi Pani/Pan zgodę

f. prowadzenie korespondencji z Panią/Panem, prowadzenie badania poziomu satysfakcji Pani/Pana z udziału w procesie rekrutacyjnym, poznanie oczekiwań finansowych, wewnętrzne cele administracyjne, takie jak: zarządzanie personelem, statystyczne, raportowanie, obsługa, dochodzenie i obrona w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń

g. uzgodnienie z Pani/Pana obecnym Pracodawcą terminu rozpoczęcia pracy w ORLEN S.A., w przypadku jeśli Pani/Pan jest pracownikiem Spółki Grupy Kapitałowej ORLEN

h. powiadomienie osoby polecającej ofertę pracy o fakcie zaaplikowania przez Panią/Pana z użyciem linku udostępnionego przez tę osobę (dotyczy wyłącznie kandydatów aplikujących z wykorzystaniem spersonalizowanych linków do polecanych ofert pracy w ORLEN S.A.)

Podstawy przetwarzania danych:

a. art. 6 ust. 1 lit b RODO (dane niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy)

b.art. 6 ust. 1 lit. c RODO (dane wynikające z przepisów prawa, regulacji i wytycznych sektorowych m. in. Kodeksu pracy, przepisów o zatrudnieniu cudzoziemców w szczególności Ustawa o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej)

c. art. 6 ust.1 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych, których podanie nie wynika z przepisów prawa - dane dodatkowe)

d. art. 6 ust.1 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych w innych procesach rekrutacyjnych)

e. art. 6 ust. 1 lit f RODO (prawnie uzasadniony interes ORLEN S.A. polegający na prowadzeniu korespondencji z kandydatem, badania poziomu satysfakcji z udziału w procesie rekrutacyjnym, poznaniu oczekiwań finansowych, obsłudze, dochodzeniu i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń, kontakcie z obecnym pracodawcą (spółką GK ORLEN) w zakresie rozpoczęcia pracy na rzecz ORLEN S.A., zapewnieniu transparentności programu poprzez informowanie osób polecających oferty pracy o wykorzystany przez kandydata do wysyłki aplikacji spersonalizowanego linku (dotyczy wyłącznie procesów rekrutacyjnych prowadzonych z wykorzystaniem spersonalizowanych linków do polecanych ofert pracy w ORLEN S.A.).

W przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody na wykonanie przez ORLEN S.A. podczas procesu rekrutacji testów i/lub kwestionariuszy podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit a RODO. Przysługuje Pani/Panu prawo odmowy wzięcia udziału w wypełnieniu testu i/lub kwestionariusza, co nie wpłynie na przebieg rekrutacji, ale uniemożliwi ORLEN S.A. uzyskanie dodatkowych informacji o Pani/Panu.

W sytuacji, gdy stanowisko, na które Pani/Pan aplikuje wymaga przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, ORLEN S.A. będzie wymagał dostarczenia informacji o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

4. ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty współpracujące z ORLEN S.A., którym zlecone zostały usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, np. dostawcom systemów i usług IT, podmiotom wspierającym ORLEN S.A. w procesach rekrutacji. Podmioty, o których mowa powyżej, przetwarzają dane na podstawie zawartych z ORLEN S.A. umów.

5. TRANSFER DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w rozwiązaniach chmurowych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dalej: „EOG”). W związku z wykorzystywaniem rozwiązań chmurowych, w wyjątkowych sytuacjach (np. ochrona przed incydentami, naprawy serwisowe) może dochodzić do transferu Pani/Pana danych osobowych poza EOG. Przekazanie danych osobowych poza EOG będzie następowało przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, a w zakresie w jakim transfer dotyczy Stanów Zjednoczonych - mechanizmy legalizujące transfer danych osobowych w oparciu o reguły ochrony danych EU-U.S. tzw. Data Privacy Framework.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Pani/Pana dane zgromadzone w procesie rekrutacyjnym będą przetwarzane przez czas niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji, jednak nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy od daty przesłania aplikacji w ramach danego procesu rekrutacyjnego lub cofnięcia wyrażonej zgody bądź złożenia skutecznego sprzeciwu wobec danych przetwarzanych w celach realizacji prawnie uzasadnionych interesów ORLEN S.A. W przypadku wyrażonej przez Panią/Pana dodatkowej zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, dane te będą przetwarzane przez okres 12 miesięcy od daty przesłania aplikacji lub do czasu wycofania uprzednio wyrażonej zgody. W przypadku, gdy Pani/Pana kandydatura będzie wykorzystywana w przyszłym procesie rekrutacyjnym dane te będą przetwarzane przez okres wskazany w zdaniu pierwszym.

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a. prawo do wycofania zgody - w dowolnym momencie może Pani/Pan wycofać każdą ze złożonych zgód np. pisemnie na adres administratora, o którym mowa w pkt. 1 lub pocztą elektroniczną na adres: daneosobowe@orlen.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem

b. prawo dostępu do danych osobowych

c. prawo żądania sprostowania danych osobowych

d. prawo żądania usunięcia danych osobowych

e. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych

f. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora

g. prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Pani/ Pana danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali Pani/Pana dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje jedynie do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy z Panią/Panem lub na podstawie Pani/Pana zgody

8. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

9. INFORMACJA O WYMOGU PODANIA DANYCH

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Panią/Pana innych danych jest dobrowolne.

Używając przycisku Aplikuj potwierdza Pani/Pan prawdziwość danych oraz wyraża zgodę na przetwarzanie przez  ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku, 09-411 Płock,  ul. Chemików 7, danych osobowych których obowiązek przekazania nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa, zawartych w dokumentach aplikacyjnych (list motywacyjny, cv, formularz rekrutacyjny) w celu prowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu lub staż lub praktyki.

DODATKOWE INFORMACJE:

1.     ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi kandydatami.

2.     Przesłane dokumenty aplikacyjne nie będą zwracane.

3.     W sytuacji, gdy w trakcie przeprowadzania procesu rekrutacji do pracy wystąpiło uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa wskazane w „Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów” , do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w ORLEN S.A. informujemy, że przysługują Pani/Panu prawa wskazane w Polityce ochrony sygnalistów w Grupie Kapitałowej ORLEN, która znajduje się pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/o-firmie/o-spolce/nasze-standardy/standardy-antykorupcyjne

W dowolnym momencie może Pani/Pan wycofać powyższą zgodę, pisemnie na adres administratora tj.  ORLEN S.A., 09-411 Płock, ul. Chemików 7 z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych lub mailowo na adres: daneosobowe@orlen.pl

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem.