O FIRMIE
Polityka upominkowa
Zasady przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN zostały wprowadzone zarządzeniem Prezesa Zarządu ORLEN z 14 lutego 2019 roku.
Główne zasady przyjmowania upominków w ORLEN
- Zasady dotyczą osób zatrudnionych w ORLEN oraz osób reprezentujących ORLEN w relacjach z przedstawicielami kontrahentów lub administracji publicznej, w tym w relacjach pomiędzy spółkami Grupy ORLEN.
- Upominki mogą zostać uznane za przychód, dlatego podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W wyjątkowych sytuacjach przychód z tytułu otrzymania upominku może zostać zwolniony z opodatkowania.
- Bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody dozwolone jest przyjmowanie upominków w związku z promocją lub reklamą, których wartość jednostkowa nie przekracza kwoty 200 złotych brutto, o ile odbywa się zgodnie z wymienionymi zasadami.
- Dopuszczalne są posiłki w towarzystwie przedstawicieli kontrahenta do wartości 200 zł brutto na jedną osobę, o ile:
a) mają charakter sporadyczny i mogą być oferowane na zasadzie wzajemności,
b) w posiłku uczestniczy osoba zapraszająca i oferująca posiłek, ewentualnie jej przedstawiciele,
c) w posiłku nie uczestniczyli członkowie rodziny, ani współmałżonek, zstępni, wstępni, krewni, powinowaci w linii prostej do drugiego stopnia osób wymienionych w pkt 1.
- Dopuszczalne są zaproszenia na imprezy rozrywkowe, rozumiane jako wydarzenia sportowe, przedstawienia teatralne, koncerty lub inne wydarzenia kulturalne do wartości 200 zł brutto, o ile:
a) mają charakter okazjonalny i mogą być oferowane na zasadzie wzajemności,
b) osoba oferująca bilet również zamierza uczestniczyć w wydarzeniu.
- Dopuszczalne są i nie są traktowane jako upominek: zaproszenia na imprezy, szkolenia czy warsztaty prowadzone przez wręczającego zaproszenie w roli gospodarza, o ile udział w wydarzeniu jest nieodpłatny.
- Dopuszczalne są upominki reklamowe, jak np. długopisy, notatniki, kalendarze, inne drobne przedmioty, o ile to możliwe z logotypem kontrahenta, o wartości jednostkowej nie większej niż 200 zł brutto.
- Przy podejmowaniu decyzji w sprawie przyjęcia upominku należy kierować się następującymi zasadami:
a) Zasada uczciwych zamiarów wręczającego.- Okoliczności, fakt wręczenia i charakter upominku mają na celu wyłącznie budowanie lub wzmacnianie relacji biznesowych lub okazanie uprzejmości.
- Wręczenie upominku nie ma na celu wywarcia negatywnego wpływu na obdarowanego i jego obiektywizm w podejmowaniu decyzji biznesowych.
- Propozycja wręczenia upominku nie ma miejsca w czasie, gdy obdarowywany uczestniczy w procesie decyzyjnym, którego beneficjentem może być wręczający upominek lub osoba z nim związana.
b) Zasada legalizmu. - Rodzaj upominku i okoliczności jego wręczania nie naruszają dobrych obyczajów oraz krajowych, zagranicznych i międzynarodowych przepisów prawa.
- Wartość jednostkowa upominku mieści się w dopuszczalnym limicie oraz zgodna jest ze standardami przyjętymi w danym przypadku.
- Upominek wręczany jest sporadycznie i ma związek z konkretną okazją.
- Wręczenie upominku nie może nakładać na przyjmującego jakiegokolwiek zobowiązania lub stwarzać takich pozorów.
- Nie dozwolone jest przyjmowanie upominków, które w odczuciu przyjmującego mogą wywołać jego zakłopotanie z powodu ich wartości lub uczucie konieczności odwzajemnienia gestu lub chęć ukrycia faktu otrzymania takich upominków przed przełożonym i współpracownikami.
- Niedopuszczalne jest przyjmowanie upominków, które spełniają co najmniej jeden z poniższych warunków:
a) upominek ma formę pieniężną lub ekwiwalentu pieniężnego,
b) upominek jest niestosowny,
c) przyjęcie upominku jest niezgodne z polityką antykorupcyjną obowiązującą w spółkach Grupy Kapitałowej ORLEN lub u kontrahenta,
d) okoliczności przyjęcia upominku wskazują, że wręczająca strona oczekuje odwzajemnienia zachowania lub wywołują zobowiązanie,
e) upominek, którego wręczenie może skutkować powstaniem konfliktu interesów,
f) przyjęcie upominku jest uzależnione od wartości lub wielkości osiąganych paramentów związanych z poziomem współpracy.
g) upominek wręczany przed nawiązaniem stosunków biznesowych, chyba że ma na celu zaprezentowanie podstawowej działalności strony.
- W przypadku przyjmowania upominków, które ma miejsce poza granicami Polski, postanowienia niniejszych Zasad dotyczące kwestii podatkowych, stosuje się wyłącznie w takim zakresie, w jakim właściwe jest polskie prawo podatkowe.
- Do celów podatkowych wręczający wraz z upominkiem powinien przekazać obdarowanemu informację o wartości upominku.